martes, 26 de julio de 2011

tutorial de excel

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Esta herramienta nos sirve para poder hacer una serie de funciones como: (pega, cortar, tipo de letra, sumar, hacer celdas y organizar.
PORTAPAPELES
  El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la nueva información.
PEGAR:
Sirve para pegar únicamente los valores o el formato
CORTAR:
Corta la sección del documento y la pega en el portapapeles
COPIAR:
Si el área de copia (área de copia: celdas que se copian cuando se desea pegar datos en otra ubicación. Tras copiar las celdas, aparece un borde en movimiento alrededor de ellas para indicar que se han copiado.) Seleccionada incluye celdas ocultas, Excel también las copiará. Si el área de pegado (área de pegado: zona de destino de los datos que se han cortado o copiado mediante el Portapapeles de Office.) contiene filas o columnas ocultas, puede ser necesario mostrarla para ver todas las celdas que se han copiado.

FUENTE

  Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.


Tipo de letra:

Sirve parra poner cualquier tipo de letra sea pegada o despegada

 Tamaño de fuente:

 Sirve para cambiar el tamaño difunta grande ó pequeña

 Negrita:

 Sirve para darle grosor a la letra


Cursiva:

Sirve para que la letra quede pegada


Subrayado:

Sirve para que una línea se agá a debajo de la palabra

Borde:

Sirve para que los bordes de la celda se engruesen

Color relleno:


Sirve para colocar colores alas celdas

Color de fuente:

Sirve para cambiar de color la letra

LINEACIÓN


 Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo

GENERAL:

 Es la opción de Excel2000 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría):

 Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR:

 Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA:

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.

LLENAR:

Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR:

Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN:

Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

NÚMERO

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

NÚMERO:

Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con punto de miles.

MONEDA:

Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles.

PORCENTAJE:

Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

FECHA:

Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

ESTILOS

Esta herramienta nos sirve para facilitar los estilos que hay de celdas y de gráficos


Formato condicional:

Sirve para resaltar celdas interesantes que quiera poner

Dar forma como tabla:

Da forma rápidamente a un conjunto de tabla


Estilo de celda:


Sirve para dar un estilo que le guste a la celda

CELDAS

Es el lugar donde pueden escribir archivos o datos

Insertar celdas:

Inserta una celda en el lugar y sitio donde la quiere colocar


Eliminar celda:

Elimina la celda que quiera o columna

Formato:

Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas 


MODIFICAR

Buenos días, quería saber si hay algún sistema que permita modificar un
fichero por mas de un usuario, sin perder datos, al mismo tiempo.
He probado Sharepoint cervices sobre Windows 2003 server, pero solo me
notifica si otro usuario abre el fichero, pero cada sesión es individual.

Suma:

Este programa nos permite sumar las celdas

Rellenar:

Continúa el modelo en una o mal celdas adyacentes

Borrador:

Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato

Ordenar y filtrar:

Organiza los datos para facilitar el análisis

Buscar y seleccionar:

Busca y selecciona un texto, un formato o un tipo de información específico

                             INSERTAR

esta barra de herranientas nos sirve para poder acomodar bien la página y nos puede hacer un enlace hacia otras páginas web o coreos electrónicos

TABLAS

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas

Tabla dinámica:

las tablas dinámicas facilitan la organización y resumir datos complicados

Tabla:

 crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados

ILUSTRACIONES

sirve para poner formas, imagenes y nos ayuda para que el trabajo sea rapida y seguro 


insertar imagen:

inserta una imagen de un archivo guardado


insertar imagenes prediseñadas:

Inserta una imagen buscada desde el buscador de ayuda

Formas:

Inserta formas previamente prediseñadas como (círculos, rectángulos, cuadrados, etc.


SmartArt:

Inserta un mapa conceptual de cual quiere forma o tamaño

GRAFICOS

En muchas ocasiones, necesitamos mostrar diversos datos, ya sea para convencer a alguien o simplemente para demostrar un determinado progreso o detrimento. A pesar de que existen algunas herramientas especializadas, hemos llegado a la conclusión que Excel es lo más recomendable

COLUMNA:

 Inserta un grafico en la columna

Línea:

 Inserta una línea en la línea

Circular:

Inserta un círculo en circular

Barra:

Inserta un grafico de barras

Área:

Inserta un grafico de área

Dispersión:

Inserta un grafico de dispersión, también conocido como grafico xy

Otros gráficos:

 Inserta un grafico de cotización, de superficie, de anillos, de burbuja o radial


  Falta vinculo

TEXTO

Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.

Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones.

Cuadro de texto:

 Inserta un cuadro de texto para colocar en cualquier parte de la página

Encabezado y pie de página:

Edita el encabezado y pie de página del documento

Wordat:

Inserta texto decorativo en el documento

TEXTO

Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.

Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones.

Cuadro de texto:

 Inserta un cuadro de texto para colocar en cualquier parte de la página

Encabezado y pie de página:

Edita el encabezado y pie de página del documento

Wordat:

Inserta texto decorativo en el documento

TEMAS

 Un tema (tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.) Es una manera rápida y fácil de darle una apariencia profesional y moderna a un documento completo de 2007 Microsoft Office System. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo.

Temas: 

Cambia el diseño general todo el documento

Colores de tema:

Cambia los colores del tema actual

Fuentes de tema:

Cambia la fuente del tema actual

Efectos del tema:

Cambia los efectos del tema actual

CONFIGURAR PÁGINA

Esta herramienta sirve para configurar la pàgina poniendole margrnes y fondos adecuados


Márgenes:


Selecciona los tamaños de las margenes del trabajo


Orientación de página:


Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.


Tamaño:

Sirve para cambiar el tamaño de la hoja de trabajo


Área de impresión:

Marca un área específica de la hoja para imprimirla

 

Saltos:

Pone o inserta una nueva página en blanco


Fondo:

Elige una imagen para el fondo de la página

AJUSTAR ÁREA DE IMPRESIÓN


Este procedimiento le ayudará a realizar una impresión del contenido en una sola página de una hoja de Excel.

Ancho:

 Reduce el ancho del resultado de la impresión para ajustarlo a un número máximo de páginas

Alto:

Reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número mínimo de páginas

Escala:

Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real

OPCIONES DE HOJA

Excel  permite cambiar mucho la forma en que se ve la ventana y lo que se está mostrando en el documento.  Cuando las cosas no se comportan o se ven como usted espera, el diálogo de Opciones lo puede ayudar

Líneas de la cuadricula:

Puede utilizar líneas de cuadrícula (líneas de cuadrícula: líneas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de datos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través del área de trazado.) Para identificar el centro de la diapositiva o el documento y colocar formas y objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) De una manera más precisa. En Microsoft Office Excel

Ver:

Muestra las líneas entre las filas y las columnas de la hoja para facilitar la edición y la lectura

Imprimir:

Imprime las líneas entra las filas y las columnas en la hojas para facilitar la lectura

Encabezados:

Usted  necesitará incluir a menudo alguna información arriba (encabezado),  acerca de su documento o al final (pie) de todas las hojas impresas.  Las hojas de cálculo con frecuencia necesitan varias páginas de papel, para poder ser impresas.

Ver:

Muestra los encabezados de las filas y las columnas

Imprimir:

Imprime los encabezados de las filas y las columnas

ORGANIZAR

En muchas ocasiones queremos organizar todos los archivos que contiene nuestro ordenador, tenemos nuestras hojas de cálculo, fotografías, archivos de música.... en diferentes carpetas

Traer al frente:

Esta aplicación permite si hay un cuadro poner la letra hacia al frente

Enviar al fondo:

Esta es lo viceversa hace que el texto se valla hacia el fondo

Panel de sección:

Muestra el panel de sección para ayudar a seleccionar objetos individuales

 

FÓRMULAS

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operando y, con frecuencia, por funciones

  

BIBLIOTECA DE FUNCIONES

Ideas de cómo trabajar con fórmulas y funciones, cómo convertir números a letras, calcular edades, convertir texto a minúsculas, a números romanos, fórmulas matriciales, etc.

Insertar función:

Edita la fórmula de la celda actual

Auto suma:

Valor medio o máximo después de las celdas seleccionadas

Usadas recientemente:

Busca y selecciona de las listas de funciones usadas  

Financieras:

Examina y selecciona de una lista de funciones financieras

Lógicas:

Examina y selecciona una lista de funciones lógicas

Texto:

Examina y selecciona una lista de funciones de text

NOMBRES DEFINIDOS


Si utiliza nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que, en Excel, representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante.), sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad.

Administración de nombres:

 Crea, edita y elimina y busca todos los nombres utilizados en el libro

Asignados de nombre o de un rango:

Asigna nombres a celdas para referirse a ellas por sus nombres en la formula

Utilizar en la fórmula:

Elige un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la formula actual

Crear desde la selección:

Genera automáticamente nombres desde las celdas seleccionadas

AUDITARÌA DE FÒRMULAS

Utilice Auditoría de fórmulas

Para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica)

Rastrear precedentes:

Muestran flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda

Rastrear dependientes:

Muestran las flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda

Quitar flechas:

 Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear dependientes

Ventana de inspección: 

 Cuando las celdas no están visibles en una hoja de cálculo, puede ver las celdas y sus fórmulas (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Ventana Inspección. La Ventana Inspección facilita las tareas de inspección y auditoría, así como la de confirmar cálculos de fórmulas y resultados en hojas de cálculo grandes. Al utilizar la Ventana Inspección

CÀLCULO

Los cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para introducir una fórmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en número se podrán ver actualizados los cálculos automáticamente cuando se modifique un dato en esa referencia.

Opciones para el cálculo:

Específica cuando se calcularan las formulas

Calculadora:

Todas las versiones de Microsoft Windows incluyen una calculadora. Puede copiar y pegar resultados desde la Calculadora de Windows en cualquier programa de Microsoft Office

Calcular hoja:

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla.

 

DATOS


Los Datos en Excel Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre que se necesite. Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la denominación de registros y las columnas serían los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.

OBTENER DATOS EXTERNOS

Importa datos desde Microsoft Access.

Importa datos desde una Pagina Web.

Importa datos desde un Archivo de Texto.

Importa datos de otros orígenes de Datos.

 Conecta a un origen de datos externos seleccionado de una lista de orígenes de datos usados frecuentemente.

CONEXIONES

Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato.

 Volviendo a la sección Conexiones, también nos permite actualizar manualmente los datos importados de un archivo externo.  Para ello, haz clic en la opción Actualizar que se encuentra en el desplegable Actualizar todo. Si escoges la opción Actualizar todo, todos los orígenes de datos se actualizarán.

Muestra todas las conexiones de datos para el libro.


 Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles:

Ordenar Y FILTRAR


                                                        ORDENAR.

La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo al color de relleno  de fondo o color de fuente que tengan.
Hay tres formas de ordenar datos:

1. Alfabéticamente, de forma ascendente,

2. Por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.

3. Podemos acceder a las herramientas de ordenación de varias formas posibles.

 FILTRAR  

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

DATOS 

Excel es una aplicación que ofrece herramientas para permiten crear modelos matemáticos de datos, realizar una representación gráfica de datos, crear bases de datos y realizar análisis de los mismos.

Divide el contenido de una celda de Excel en varias columnas.

 Elimina filas duplicadas de una hoja.

Evita la entrada de datos no validas en una celda.

 Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.   

 Prueba varios valores para las fórmulas de la hoja.

ESQUEMAS

  

Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.  

 Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.  

Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.

 Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.
Obtiene el total de varias filas de datos relacionadas insertando automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas

REVISAR


Seleccione el rango de celdas que desee revisar.

Si desea revisar toda la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda.

  Haga clic en Ortografía en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Estándar.

  Si el corrector ortográfico identifica una palabra que no está en el diccionario, realice los cambios oportunos mediante las opciones del cuadro de diálogo Ortografía.

  Si desea revisar la ortografía de un texto en otro idioma, haga clic en el idioma del diccionario que desee utilizar en el cuadro Idioma del diccionario.

Nota  Si el cuadro de diálogo Ortografía no está disponible, puede cambiar el idioma utilizando el cuadro Idioma del diccionario en la ficha Ortografía del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).

REVISIÒN


Los errores ortográficos y gramaticales distraen a los lectores del contenido de los documentos, por lo que es conveniente corregirlos. Es probable que tenga preferencias sobre cómo usar el programa de Microsoft Office para hacer la corrección: tal vez prefiere revisar toda la ortografía al finalizar un documento o utilizar la revisión ortográfica y gramatical automática (las líneas onduladas rojas, azules y verdes) para reducir al mínimo los errores mientras trabaja.

En este artículo se explican todas las formas en que puede adaptar las herramientas de corrección para crear la experiencia que desea en el programa de Microsoft Office que esté usando

COMENTARIOS


Un comentario es una nota que se adjunta a una celda independientemente de otro contenido. Los comentarios son útiles como avisos propios, por ejemplo, para anotar cómo funciona una fórmula compleja, o para informar a otros usuarios.

Ver comentarios   

Microsoft Excel permite ver comentarios de varios modos. Las celdas con comentarios tienen triángulos indicadores en la esquina superior derecha. Si sitúa el puntero sobre una celda que tiene un indicador, aparecerá su comentario. También puede mostrar los comentarios de forma continua, bien individualmente o todos los de la hoja de cálculo. La barra de herramientas Revisión permite desplazarse secuencialmente por los comentarios de un libro. También puede imprimir los comentarios tal como aparecen en la hoja de cálculo o como lista al final de la copia impresa.

CAMBIOS

En el menú Herramientas, elija Control de cambios y, a continuación, haga clic en Resaltar cambios.

  Si no está activada la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar, Microsoft Excel no ha guardado ningún historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.) Para el libro.

VISTA


Hay varias maneras diferentes  de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones.  Tres se encuentran en el menú Ver. (Lógico, no) Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. Además el Zoom funciona en todas las vistas para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla

VISTA DE LIBRO

Antes de crear una vista Configure el libro para que aparezca de la manera en que desee verlo e imprimirlo. Si en una vista incluye la configuración de impresión, la vista incluirá el área de impresión (área de impresión: uno o varios rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea imprimir la hoja de cálculo completa. Si una hoja de cálculo incluye un área de impresión, sólo se imprime dicha área.) Definida, o bien toda la hoja de cálculo si no se ha definido un área de impresión. 

ZOOM

El zoom es una de las características de la aplicación, permite valores entre el 10% y el 400%, suficiente para que el usuario se pueda aproximar o alejar de la información y tomar conciencia de lo que abarcan los datos. En zoom Excel se pretende demostrar la capacidad del uso del zoom y si te fijas descubrirás el

VENTANA


Cinta de opciones:

Se llama cinta de opciones al conjunto de barra de títulos, menús, herramientas y grupos.

Barra de títulos:

Contiene la barra rápida o barra de herramientas de acceso rápido, el nombre del libro y de la aplicación; y los botones minimizar, restaurar/minimizar y cerrar.

Barra de menús:

Son fichas que al seleccionarlas se despliegan los grupos de comandos.

Grupos de comandos:

Contienen herramientas o comandos, cuando un grupo tiene más opciones de las que aparecen, muestra en la parte inferior derecha, haciendo clic se abren las opciones correspondientes.

MACROS

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botón o manualmente.

Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamaño de Fuente o Tamaño de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee.




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